部下の仕事が多すぎるとき｜上司が巻き取るのは最後の手段

部下の仕事量が増えているのは見えている。
でも、どう手をつければいいか分からないまま時間が過ぎていませんか。

IT業界で管理職として働き、いまは10人ほどの部下を見ています。
忙しい時期になると、わたしも同じことを考えます。

そこでつい選びたくなるのが、自分で引き取ってしまうことです。
いちばん早いし、相手も助かる。そう思えるからです。

ただ、実際にやってみて分かったのは、巻き取りは最後の手段にしたほうがうまくいくということでした。
その前にやることが、3つあります。

読み終えるころには、明日まず何から手をつけるかが決まっているはずです。
いきなり全部を変える必要はありません。

量ではなく「仕事が遅い」ことに悩んでいる方は、こちらをどうぞ。

頑張れてしまう人ほど危ない

忙しい時期の部下を見ていて、意外に感じることがあります。
潰れそうな人より、むしろ頑張れてしまう人のほうが多いのです。

理由ははっきりしています。
締めが見えている時期は、ゴールが具体的だからです。

「ここまで走れば終わる」と分かっていると、人はかなり無理がききます。
本人も「いまだけだから」と思えるので、しんどさを口に出しません。

だからこそ、上司が気づきにくくなります。
走れているように見えるときほど、無理の中身は見えなくなっているのです。

普段との差で気づく

では、どこを見ているか。
わたしが一番重視しているのは、絶対的な基準ではなくその人の平常運転からのズレです。

残業時間はもちろん見ます。
ただ、数字に出るころにはもう手遅れに近いことも多いのです。

1つめは特に見逃されがちです。
勤怠を「入力させるもの」と考えていると、遅れていること自体の意味に気づけません。

このほか、返信が遅くなる・タスクを失念する・遅刻が増えるといった変化もサインになります。
ただしこれらは、負荷の問題を越えている可能性もあります。

仕事量の問題ではなさそうだと感じたら、こちらを先に読んでください。

まず一緒に棚卸しする

ここからが本題です。
仕事を減らすとき、わたしが最初にやるのは棚卸しです。

ポイントは、本人に任せず一緒にやることです。
負荷が高い状態の人は余裕を失い、視野がかなり狭くなっています。

本人には「全部やらなければいけない仕事」に見えていても、横から眺めると事情が違います。
後回しにできるもの、そもそもやる必要のないものが、たいてい出てきます。

「やらなくていい」に変わりやすい5つ

もうひとつ、この機会に片づけたいものがあります。
年度のはじめから持ち越してきた「時間ができたらやろう」系のタスクです。

ここまで手がつかなかったということは、結局その程度の優先度だったということ。
わたしは忙しい時期を、こうしたタスクをまとめて捨てる機会にしています。

会議そのものを減らす方法は、こちらにまとめています。

本来の持ち主に返す

棚卸しをしても量が収まらないときは、次に振り直しを考えます。
基準はひとつだけです。

そもそも、その人がやる必要性の低い仕事かどうか。
意外と多いのが、本人が知らないうちに他人の仕事を引き受けているケースです。

後輩が詰まっていたので代わりにやった。
取引先から振られたので受けた。
メンバーの成果物が気になって、自分で手を入れて直していた。

どれも善意から始まっています。
ただ、自分の負荷を無視して引き受けているなら、それは持ち主に返すべき仕事です。

本人に「返してきなさい」と言うだけでは、たいてい動けません。
相手との関係を気にしているからこそ、抱えてしまっているのです。

チャレンジは”預かる”と伝える

3つめは、成長のために任せていた仕事を外すことです。
本来なら続けてほしいものなので、ここはいちばん気を使います。

外し方を間違えると、本人は「期待されなくなった」と受け取ります。
量を減らしたはずが、やる気まで削いでしまっては本末転倒です。

だからわたしは、外すときに必ずセットで伝えることにしています。
「いったん預かるだけで、落ち着いたらまたお願いしたい」と、再チャレンジの機会まで示すのです。

ひと言あるかないかで、受け取り方はまったく変わります。
機会を取り上げたのではなく、時期をずらしただけだと伝わればいいのです。

巻き取るのは最後の手段

ここまでやって、それでも収まらないとき。
はじめて、上司自身が引き取ることを考えます。

順番を最後にしているのには理由があります。
巻き取りは、いちばん早く見えて、いちばん何も解決しない手段だからです。

量は確かに減ります。
ただ、なぜその人に仕事が集まったのかは、何も変わっていません。

しかも上司の手が埋まると、チーム全体を見る余裕がなくなります。
次に誰かが苦しくなったとき、今度は気づけません。

それでも巻き取るなら

引き取る中身は、事務作業を優先します。
判断が要らず、誰がやっても結果が変わらないものから手をつけるのが安全です。

逆に、本人が担当として積み上げてきた仕事を上から取り上げるのは、できるだけ避けます。
経緯を知らないまま触ると、かえって手戻りが増えることもあります。

引き取ることが相手の成長にどう影響するかは、こちらで詳しく書いています。

落ち着いたら仕組みに変える

棚卸しと振り直しには、ひとつ弱点があります。
ピークを越えて落ち着くと、同じ状態に戻りやすいことです。

その場で減らすだけでは、半年後にまた同じ相談をすることになります。
だから余裕が戻ったタイミングで、再発を防ぐ話を一緒にします。

“見せて”と言える形にする

まずは仕事を見えるようにします。
といっても、新しいツールを導入するような大げさな話ではありません。

わたしがやっているのは、Todoリストのフォーマットと運用を渡すことです。
そのうえで定期的に「見せて」とお願いするところまでをセットにします。

形式を渡すだけでは、だいたい続きません。
見せる相手がいて初めて、書く意味が生まれます。

担当を決めてチェックを手放す

仕事が一人に偏る原因は、たいてい2つです。
担当が決まっていないか、不安で手放せていないかのどちらかです。

前者は、誰のものでもない仕事を気づいた人が拾い続けている状態。
後者は、後輩やメンバーの仕事を全部細かく見てしまっている状態です。

どちらも、役割をはっきりさせることで減らせます。
チェックリストを用意してメンバー同士で確認できるようにし、報告フォーマットで見る側の負担も下げる。
仕組みにしてしまえば、個人の頑張りに頼らずに済みます。

権限移譲そのものの進め方は、こちらで詳しく扱っています。

有休は衝突する前に配る

忙しい時期に必ず起きるのが、休みと納期のぶつかり合いです。
これは起きてから捌くより、起こさない設計のほうがずっと楽です。

基本は、先に計画させること。
そして自分も堂々と取ることで、休むのが当たり前という空気をつくることです。

あわせて、お互いをフォローできる形を普段から指導しておきます。
「いまが回っていればいい」で済ませていると、誰かが休んだ瞬間に止まってしまうからです。

まとめ｜順番を間違えない

部下の仕事を減らすとき、大事なのは手段の数ではありません。
どの順番で手をつけるかです。

全部を一度にやろうとしなくて大丈夫です。
まずは気になっている一人と、30分だけ棚卸しの時間を取ってみてください。

この一言が出れば、その時点で量は減りはじめています。
巻き取るのは、そのあとで間に合います。

量ではなく仕事の速さが気になってきたら、こちらもどうぞ。

「部下に悩む上司」のシリーズはこちら