仕事中、ふと5分や10分の隙間時間ができる。
そんなとき、あなたは何をしていますか。
中途半端な時間だから、何もできない
とりあえずスマホを見てしまう
何かやろうと探していたら、逆に集中が切れてしまった
そんな経験がある人は、きっと少なくないはずです。
実は私自身も、若手の頃にこの“隙間時間”をうまく扱えず、
仕事がどんどん滞ってしまった時期がありました。
一人前として任される仕事が増え、
後輩対応、社外とのやり取り、経費処理やコスト管理など、
一つひとつは小さいけれど無視できない業務が次々と増えていく。
しかし、メインの業務が減るわけではありません。
結果として、細かなタスクが日中にさばけず滞留し、
残業で処理するのが当たり前に。
気づけば、メイン業務にまで支障が出始めていました。
この状況を変えるきっかけになったのが、
「隙間時間に何をやるか」を事前に決めておくという発想です。
本記事では、会社員歴15年以上の筆者が自身の経験を元に、
隙間時間を活用した「サイドタスク」という仕組みを紹介します。
隙間時間を頑張って使う方法ではありません。
隙間時間が来たときに、迷わず使える状態を作る方法です。
悩んでいる方は、是非本記事を読んでみてください。
サイドタスクで隙間時間を有効活用しよう
仕事中の隙間時間を有効活用するために最も重要なのは、
「その時間に何をやるかを、あらかじめ決めておくこと」です。
隙間時間そのものは、誰にでも平等に発生します。
差がつくのは、その瞬間に
「何をしようか」と考える必要があるかどうか。
そこで役に立つのが、サイドタスクという考え方です。
サイドタスクとは、
隙間時間に取り組むために、事前にリストアップしておくタスクのこと。
- どれくらいの時間でやるか
- どの程度の優先度か
- どんな状況(オフィス、在宅勤務中、通勤中、外出先など)で取り組めるか
ポイントは、
「隙間時間ができてから考える」のではなく、
隙間時間ができる前に準備しておくこと。
多くの人が隙間時間を活かせない理由は、
やる気や意識、能力の問題ではありません。
その場で考えようとするため、タスクに乗り組むまでの
思考や判断、準備に時間や集中力が奪われてしまうのです。
サイドタスクが用意されていれば、
5分、10分といった短い時間でも迷いなく動けます。
その積み重ねが、
日中に細かなタスクを処理できる状態を作り、
結果としてメイン業務に集中できる時間を増やしてくるのです。
めのめ隙間時間は、無理にひねり出すものではありません。
あらかじめ業務を設計し、準備しておくことで、日々の仕事の中に自然と生まれた時間を、無理なく活用できるようになります。
「そんなことはもう取り組んでるよ」という人はこちらの記事を読んでみてください
若手会社員に隙間時間の活用が重要な理由
若手会社員にとって隙間時間の活用が重要なのは、
年次が上がるにつれて「細かい仕事」が確実に増えていくからです。
後輩対応や調整業務、事務的な処理。
一つひとつは軽くても、メイン業務が減るわけではありません。
その結果、細かなタスクが日中に処理しきれず、
後回しや残業につながりやすくなります。
ここで隙間時間の扱い方を間違えると、逆効果になります。
その場しのぎでタスクに手を出したり、
目的のない行動に時間を使ったりすると、
集中力だけが削られ、生産性はむしろ下がってしまいます。
一方で、隙間時間を前提に仕事を設計できるようになると、
細かなタスクを日中に片付けられるようになり、
「先に軽い作業を済ませようかな？」という誘惑から解放されます。
この精神的な余裕は、
メイン業務への集中力を高め、
仕事全体の質を底上げしてくれます。
めのめキャリアアップすると「細かい仕事」は確実に増えていきます。
あなたの未来に備え、ここで基礎的な対応力を身に付けておきましょう。
サイドタスク｜具体的な準備方法
サイドタスクをうまく機能させるために必要なのは、
気合や高度な自己管理能力ではありません。
大切なのは、考え方をシンプルに揃えることです。
ここでは、サイドタスクを準備する際に押さえておきたい
基本的な考え方から具体例、サイドタスクに向かないタスクを紹介していきます。
基本的な３つの考え方
サイドタスクをリストアップするときに、
まず意識してほしいポイントは次の3つです。
① 時間を先に決める
何よりも先に「どれくらいの時間でやるか」を決めます。
5分、10分、20分。
このくらいの短い単位で区切るのがコツです。
隙間時間は、後ろにメインタスクがあるからこそ隙間なのです。
だからこそ、時間を先に決めておくことで
「途中で終わっても問題ないタスク」だけが残ります。
② 途中で止められる状態にしておく
サイドタスクは、
必ずしも完了させる必要はありません。
大事なのは、
少しでも前に進められること。
「最後までやらなきゃ意味がない」という考えを手放すと、
隙間時間は一気に使いやすくなります。
めのめむしろ、着手したら完了させる必要があるタスクはNGです。
後ろに予定があるからこそ「隙間時間」なのです。
③ 迷わず始められる状態にしておく
隙間時間は、
「今から何をしよう」と考えた時点で消えてなくなります。
そのため、サイドタスクは具体的な状態まで落とし込んで準備することが重要です。
- 着手優先度
- 着手可能な状況(オフィス、在宅勤務中、通勤中、外出先など)
- やる内容の具体化(「資料を作る」ではなく、「構成だけ作る」「1ページ目の見出し案」まで分解)
小まとめ
サイドタスクは、
あくまでメインタスクを支える存在です。
だからこそ、
「短く」「迷わず」「切り上げられる」
この3点を常に意識します。
めのめ時間が来たら手を止める。
それくらいの温度感が、うまく回すコツです。
おすすめの具体例
サイドタスクは、
「内容」よりも「時間との相性」で考えると失敗しにくくなります。
ここでは、隙間時間の長さごとに、
実際に使いやすいサイドタスクの具体例を紹介します。
5〜10分でできるサイドタスク
このくらいの時間は、
会議前の待ち時間や、次の作業に入るまでのちょっとした空き時間で
最も発生しやすい隙間時間です。
おすすめなのは、
考えなくても手が動くタスク。
- デスク周りの軽い掃除・整理
- デスクトップやフォルダの整理
- 軽いストレッチや肩回しなどの運動
- 定型的なメール・チャットの返信
- タスクリストの見直し・並び替え
- 後回しにした重要度の低いメールの確認
これらは集中力をほとんど使わず、
短時間でも「やった感」を得やすいのが特徴です。
めのめ気分転換が主目的ぐらいのタスクがおススメ。
私は座り時間の長い日は、ストレッチや手首の運動をしています。
10〜20分でできるサイドタスク
少し腰を据えられる隙間時間では、
メイン業務を助けるタスクが向いています。
- 資料の表現を整える、誤字脱字を直す
- ブックマークしていた記事を1本読む
- 社内のお知らせをチェックする
- 自社や顧客のプレスリリースをチェックする
- 過去資料を見返して使えそうな表現を抜き出す
- 次にやる作業の手順を書き出す
- 次の打合せの会話のネタを探す、アイスブレイクを考える
- 事務処理(勤怠、経費など)を行う
- 後回しにした重要度の低い質問への回答
「ゼロから何かを作る」のではなく、
既にあるものを磨く・整理する作業が相性抜群です。
20分以上確保できるときのサイドタスク
比較的まとまった隙間時間が取れたときは、
未来の仕事につながるサイドタスクがおすすめです。
- 企画や施策の構想をざっくり考える
- アイデア出しを箇条書きで書き出す
- 資料のラフスケッチを作る
- 難易度が高いタスクの「最初の一歩」だけ踏み出す
- 半期や1年で設定されている目標の進捗を更新する
- 無駄な会議がないかを見直す
- 自分のタスクを棚卸し、やらなくてよいことや、他人に渡せるものがないかを見直す
ここで重要なのは、
「完成させよう」としないこと。
全体の方向性が見えたり、新たな課題が見つかるだけでも、
次にメインタスクとして取り組むときの負荷は大きく下がります。
めのめ「途中で止めて問題ない」がサイドタスク選びのポイント。
サイドタスクは、完璧を目指すほど使いにくくなります。
サイドタスクにおすすめしないタスク
サイドタスクは、
選び方を間違えると、
「やっているのに疲れる」「かえって効率が落ちる」原因になります。
ここでは、隙間時間には向かないタスクと、
その理由を整理しておきます。
- 重要な判断をするタスク
- ゴールが曖昧なタスク
- 大量のインプットや複雑な手順が必要なタスク
- 目的のないスマートフォン操作
重要な判断をするタスク
隙間時間は、いつ中断されるか分かりません。
時間に追われて安易な決断を避けるためにも、
重要な判断をサイドタスクにするのは止めましょう。
めのめサイドタスクには「重要な判断をするための論点を出す」などが、おススメです。
ゴールが曖昧なタスク
ゴールが曖昧なタスクは、
隙間時間との相性がよくありません。
どこまでやれば区切りなのか分からず、
時間だけが過ぎてしまうからです。
めのめいくらでも時間がかけられる作業でも、アイディア出しやチェックなど「時間」を区切りにできるものはむしろおススメです。
大量のインプットや複雑な手順が必要なタスク
タスクに着手する前提として、
大量のインプットや複雑な手順を要するものは避けましょう。
そうしたタスクは、本来取り組みたい作業に十分な時間を割けなかったり、
着手前の準備だけで時間切れになってしまいがちです。
めのめこのようなタスクは「インプット」や「手順の整理」自体をサイドタスク化することをオススメします。
目的のないスマートフォン操作
最もやりがちで避けたいのが、
目的のないスマートフォン操作です。
SNSを何となく眺める。
ニュースを延々とスクロールする。
意識して選んだ休憩なら問題ありませんが、
サイドタスクの代わりに無意識でやってしまうと、
隙間時間は簡単に溶けてしまいます。
サイドタスク実施時の注意点
サイドタスクは、
正しく使えば生産性を高めてくれる一方で、
使い方を誤ると逆効果になることもあります。
ここでは、サイドタスクを
長く、無理なく続けるための注意点を押さえておきましょう。
予め設定した時間がきたら必ず打ち切る
サイドタスクで最も重要なルールは、
時間がきたら、必ず手を止めることです。
もう少しで終わりそう
今ちょうどノってきた
そう感じたとしても、
そこで切り上げる勇気が必要です。
サイドタスクは、
完了させることよりも
メインタスクに集中できる状態を作ることが目的。
時間をオーバーしてしまうと、
その後の予定が崩れ、
結果として本来集中すべき仕事に影響が出てしまいます。
サイドタスクを“やりすぎない”
隙間時間を活かせるようになると、
つい「あれもこれも」と詰め込みたくなります。
ですが、サイドタスクはあくまで補助的な存在。
やりすぎると、
知らないうちに集中力を消耗し、
肝心のメインタスクの質が落ちてしまいます。
「今日はここまでで十分」
そう言って止められる余白を残しておくことが、
結果的に生産性を高めます。
めのめ対策として、軽い運動や掃除、コーヒーを入れるなど、仕事以外のサイドタスクを準備しておきましょう。
“あえて何もしない時間を作る”というのもおススメです。
定期的にサイドタスクを見直す
一度作ったサイドタスクのリストは、
そのまま放置しないようにしましょう。
業務内容や役割が変われば、
適したサイドタスクも変わります。
日々の業務で入れ替わるものは適宜でよいですが、
常に入っているタスクは週1回や月1回見直しましょう。
まずはサイドタスクを3つ書き出してみよう
「隙間時間に何をするか」を事前に決めておくかどうか。
その違いが、日々の仕事の余裕を大きく分けます。
サイドタスクを準備しておけば、
5分、10分といった短い時間でも迷わず動けるようになり、
細かなタスクを日中に処理できる状態が出来上がります。
その積み重ねが、
メイン業務に集中できる時間を増やし、
あなたの生産性を高めて、心の余裕を生み出すのです。
難しく考える必要はありません。
まずは今日の業務を振り返り、
サイドタスクになりそうなものを3つ書き出してみましょう。
隙間時間は、無理にひねり出すものではありません。
準備しておくことで、
自然と活かせる時間に変わっていきます。
ぜひ、あなたなりのサイドタスクを作るところから、
始めてみてください。
この記事が、
「余裕をもって日々の業務をこなせる」
そんな日常に、あなたが一歩近づくきっかけになれば嬉しいです。
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